تمام قوانین و شرایطی كه باید درباره غرفه سازی نمایشگاهی بدانید

قوانین و شرایط غرفه سازی نمایشگاهی

یکی از فعالیت های بسیار مهم در جهت گسترش فروش و معرفی هرچه بهتر یک برند تبلیغات است. تبلیغات به شکل های متنوعی صورت می گیرد که در سطح کلان می توان به مواردی مانند غرفه سازی نمایشگاهی اشاره کرد. غرفه سازی نمایشگاهی که به دنبال حضور در نمایشگاه های مختلف اتفاق می افتد؛ به معنی معرفی برند در حجم زیادی از بازدید کنندگان است که می تواند محبوبیت برند را افزایش داده و به بهترین شکل به معرفی کالا و خدمات بپردازد. در ادامه به ضوابط حاکم بر غرفه سازی نمایشگاهی می پردازیم که باید به آنها توجه کنید. قوانین غرفه سازی یکی از اصولی است که شرکت های غرفه سازی در تهران و ایران باید به آن بپردازند.

قوانین غرفه سازی نمایشگاهی در بخش ساخت و ساز غرفه ها 

قوانین غرفه سازی در این بند تماما مربوط به  فرایند ساخت و ساز غرفه  و تامین نیاز های اولیه ی فضا جهت برپایی غرفه است.كه شامل موارد زیر می شود:
١. غرفه سازی نمایشگاهی( شامل ساخت و پیاده سازی ) بدون دریافت  تاییدیه ستاد برگزاری امكان پذیر نخواهد بود؛  پس مسئولین برپایی غرفه باید در جهت دریافت آن اقدام كنند.
٢. مجوز ساخت و ساز حداكثر تا ١٠روز قبل از برگزاری نمایشگاه صادر می شود و بعد از این زمان امكان صدور آن وجود نخواهد داشت.
3. تا ١٨ روز قبل از برپایی نمایشگاه شركت ها فرصت دارند تا آماده سازی،چیدمان كالاها  و تخلیه ی اقلام اضافی از سالن را انجام دهند در غیر این صورت  حراست نمایشگاه اقدام به بستن غرفه خواهد كرد.
4. تمام فعالیت های  فنی شامل تراشكاری، جوشكاری، سنباده زنی و غیره باید حداكثر تا 2 شب قبل از برگزاری نمایشگاه به اتمام برسد.
5.غرفه ها در ابعاد مختلف ارائه می شوند:
غرفه های پیش ساخته همراه با تجهیزات ١٢متر مربع
غرفه های خودساز برای شركت های داخلی. ٢٤متر مربع
غرفه خودساز برای شركت های بین المللی. ١٨ متر مربع
غرفه های فضای باز حداکثر تا ٣٠متر مربع
6.غرفه های خودساز تنها زمین (فضا) را از اداره برگزاری دریافت می كنند و تهیه سایر اجاره تجهیزات نمایشگاهی لازم جهت برپایی غرفه به عهده خود آنها خواهد بود؛ اینگونه شركت ها باید شركت پیمانكار استخدامی برای غرفه سازی نمایشگاهی را با قیمت مناسب نهایتا تا ٣٠روز قبل از افتتاحیه به مسئولین نمایشگاه معرفی كنند.

قوانین غرفه سازی نمایشگاهی در بخش طراحی و واگذاری غرفه 

١. فرایند انتخاب محل هر شركت و غرفه اعطایی به شركت كنندگان تماما توسط مسئولین برگزاری انجام می شود.
٢. مطابق قوانین شركت برگزار كننده باید ٣روز قبل از افتتاحیه نمایشگاه غرفه را در اختیار شركت كنندگان قرار دهد.
3. واگذاری غرفه به دیگر شركتها، عدم رعایت حریم غرفه ها، ورود هرگونه وسیله نقلیه برای تخلیه بار در داخل فضای سالن از جمله مواردی است كه مشمول جریمه شده و باید از جانب شركت مربوطه پرداخت شود.
4. در صورت تغییر نظر درباره نوع غرفه اعم از پیش ساخته یا مواردی از این قبیل حداكثر تا ١٠ روز قبل از افتتاحیه می توانید اقدام به تغییر نوع غرفه و دریافت مجوز لازم کنید.

قوانین غرفه سازی نمایشگاهی در بخش تحویل غرفه

غرفه سازی نمایشگاهی در بخش تخلیه کالا و تحویل محل غرفه دارای ضوابط سخت گیرانه تری است که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم:
١. تخلیه غرفه ها باید حداكثر در مدت ٢ روز به پایان برسد؛ البته توجه داشته باشید كه فرایند تخلیه و تحویل یک روز بعد از اختتامیه نمایشگاه آغاز می شود.
٢. پس از بازگشایی درهای نمایشگاه به منظور تخلیه مسئولین برگزاری هیچگونه مسئولیتی راجع به كالاهای موجود در غرفه ها تقبل نخواهند كرد ؛پس در اولین فرصت اقدام به تخلیه غرفه كرده و یا فردی را برای محافظت از كالاها در غرفه بگذارید.
3. در صورت عدم پرداخت هزینه های مربوطه مانند:اجاره بهای غرفه، هزینه برق اضافی،تجهیزات اضافی و…اجازه خروج كالا را از نمایشگاه نخواهید داشت. به علاوه در صورت عدم تخلیه به موقع، کالا به انبار فرستاده شده و علاوه بر پرداخت هزینه حمل و نقل و نگهداری مسئولیت هرگونه آسیب وارده به كالا به عهده خودتان است.

قوانین طراحی مهم در غرفه سازی نمایشگاهی 

جدای قوانین حقوقی حاکم بر غرفه سازی نمایشگاهی، به منظور اثر گذاری هرچه بیشتر فضا اعمال برخی قوانین غرفه آرایی در فرایند طراحی بسیار توصیه می شود:
١.استفاده مناسب از رنگ ها: غرفه سازی نمایشگاهی باید به گونه ای صورت گیرد كه بتواند  بیننده را به خود جلب و در عین حال پیام درستی  را از كالای مورد نظر به مخاطب ارائه دهد.
٢.نورپردازی: استفاده از نور از  آیتم های مرسوم در غرفه سازی نمایشگاهی است. با استفاده از نور از جهات مختلف یا به مقادیر متفاوت می توان غرفه را از فضای قرار گرفته در آن متمایز كرد  و در عین ایجاد حس خوب برای مخاطب به معرفی برند یا كالا و خدمات ارائه شده پرداخت .در نورپردازی استفاده از نورهایی با رنگ های مختلف به دلیل گمراه شدن بازدید كننده در بازدید از غرفه توصیه نمی شود.
٣.تناسب: در غرفه سازی، تمامی المان ها، مصالح به كار رفته و چیدمان باید با كالا یا خدمت معرفی شده تناسب داشته باشد از طرفی باید ذهنیت مسئول غرفه را به بهترین شكل نمایان كند ؛به همین جهت اغلب توصیه می شود از یك طراح زبده  برای طراحی غرفه بهره بگیرید.

قوانین عمومی غرفه سازی نمایشگاهی 

جدای از قوانین جداگانه ای که برای هر بخش از فرایند غرفه سازی نمایشگاهی ذکر کردیم؛ قوانینی وجود دارد که به صورت یکسان برای تمام نمایشگاه ها وضع شده و غرفه سازان ملزم به رعایت آن هستند.
1.تمامی مصالح و کالا های استفاده شده در فرایند ساخت و ساز باید تماما غیر قابل اشتعال باشند.
2. سد کردن مسیر عبور نیرو های امدادی در هنگام ساخت و حتی بعد از قرارگیری غرفه اکیدا ممنوع است.
3.نقاشی بر روی دیوار های غرفه ها، استفاده از گچ های پاک نشدنی برای مشخص کردن محل غرفه، چسباندن بروشور های تبلیغاتی به دیوار سالن و… در غرفه سازی نمایشگاهی اکیدا ممنوع است.