استانداردهای غرفه نمایشگاهی همان خط قرمزهایی هستند که اگر رعایت نشوند، هر چقدر زمان برای طراحی غرفه نمایشگاهی خود گذاشته باشید، مجاز به برپا کردن غرفه خود نمی شوید. قبل از طراحی غرفه نمایشگاهی باید استانداردها و قوانین و مقررات را مطالعه کرد و بر اساس آنها طراحی غرفه نمایشگاهی را انجام داد. بخشی از استانداردهای غرفه نمایشگاهی در تمامی نمایشگاه ها یکسان و برخی دیگر متفاوت هستند. در این مقاله سعی می کنیم برخی از استانداردهای غرفه نمایشگاهی را بیان کنیم.
ارسال اطلاعات غرفه
یکی از اولین استانداردهای غرفه نمایشگاهی که باید حدود 20 روز قبل از برپایی نمایشگاه انجام شود، ارسال لیست اطلاعات مربوط به غرفه است. این لیست باید حاوی اطلاعات زیر باشد:
اسامی افراد مستقر در غرفه
نوع و اطلاعات کامل درباره محصول غرفه
نحوه چیدمان محصولات در داخل غرفه
قیمت های مربوط به محصولات
همچنین لازم به ذکر است که برای هر غرفه در نمایشگاه اصطلاحا یک شناسنامه تهیه می شود که اطلاعات ذکر شده توسط شما در این لیست، در آن قرار می گیرد.
طراحی غرفه با حضور ناظرین
دومین مورد در استانداردهای غرفه نمایشگاهی، طراحی غرفه با حضور ناظرین نمایشگاه است. از ابتدا تا انتهای طراحی غرفه می بایست زیر نظر ناظران نمایشگاه انجام شود و هیچ گونه کاری بدون تایید آنان انجام نشود. این ناظرین از سمت مدیریت نمایشگاه به شما معرفی خواهند شد. البته نیازی به نگرانی نیست، این طراحان فقط بخش هایی از طراحی که مغایر با آداب و رسوم ایرانی باشد را رد می کنند.
ساخت وسایل دکوراسیون در خارج از محل نمایشگاه
یکی از استانداردهای غرفه نمایشگاهی به صورت بین المللی، وارد نکردن وسایل و مصالح برای ساخت غرفه نمایشگاهی به داخل نمایشگاه است. اگر طراحی غرفه شما به گونه ای باشد که نیاز به ساخت بخش خاصی داشته باشد، این بخش ها باید در خارج از نمایشگاه ساخته شده باشند و سپس به صورت ساخته شده وارد نمایشگاه شود. حتی اگر غرفه شما شامل بخشی باشد که تنها نیاز به سرهم بندی داشته باشد، طبق استانداردهای غرفه نمایشگاهی، این بخش ها باید در خارج از نمایشگاه به یکدیگر متصل شوند. اگر در داخل نمایشگاه این کار را انجام دهید، ممکن است از سوی مسئولین نمایشگاه جریمه شوید و حتی غرفه نمایشگاهی از شما گرفته شود.
رعایت استانداردهای غرفه نمایشگاهی در زمینه قرار دادن تجهیزات در نمایشگاه
طبق استانداردهای غرفه نمایشگاهی نباید تمامی وسایل و اجاره تجهیزات نمایشگاهی سنگین خود را که در گوشه ای تجمیع کرد که منجر به فشار آوردن و آسیب رساندن به بخشی از غرفه شوند. همچنین وسایلی که آتش زا و خطرناک هستند نیز اجازه ورود به نمایشگاه را نخواهند داشت. وسایل حمل و نقل سنگین مانند لیفتراک را نیز نمی توانید به داخل نمایشگاه بیاورید. باید دقت داشته باشید که طراحی غرفه نمایشگاهی خود را به گونه ای انجام دهید که در مسیر رفت و آمد افراد نباشد و مسیر آنان را مسدود نکند. باید عرض نرمال راهروها را از مسئولین نمایشگاه پرسیده و طبق آن، طراحی خود را انجام دهید.
رعایت طراحی کلی سالن نمایشگاه
هر سالن نمایشگاهی دارای طراحی و چیدمان خاص خود است که این طراحی و چیدمان نباید توسط هیچ یک از غرفه های نمایشگاهی دچار آسیب شود و یا خراب شوند. در صورت مشاهده چنین موردی، یا غرفه نمایشگاهی جریمه و توبیخ می شود و یا حتی ممکن است قرارداد غرفه وی کنسل شود. همچنین در نظر داشته باشید که پس از پایان نمایشگاه، شما تا 2 روز زمان دارید که وسایل و تجهیزات خود را از نمایشگاه خارج کنید. در صورتی که این کار را انجام ندهید، یک تیم از سمت نمایشگاه برای این کار تعیین خواهد شد که تمامی هزینه های آن نیز از شما اخذ می شود. همچنین به ازای هر یک روز دیرکرد در تخلیه نمایشگاه، باید جریمه ای در حدود 5 برابر هزینه اجاره غرفه برای یک روز را بپردازید.
رعایت نکات مهم در حین طراحی غرفه نمایشگاهی
1- بر اساس استانداردهای غرفه نمایشگاهی، شما می توانید از وسایل تزیینی سایه بان مانند، همچون یک چتر استفاده کنید. اما باید در نظر داشته باشید که این وسیله، جلوی دید افراد را نگیرد
2- اگر در داخل غرفه خود از تجهیزات چوبی مانند پلکان چوبی استفاده می کنید، این وسیله باید دارای مقاومت بالایی در برابر ضربات باشد و تحمل وزن های بالا را نیز داشته باشد.
3- بر اساس استانداردهای غرفه سازی نمایشگاهی، طراحی غرفه شما نباید هیچ گونه آسیبی به غرفه های مجاور وارد کند. به عنوان مثال نباید طراحی به گونه ای باشد که از ورود نور به غرفه های اطراف جلوگیری کند.
4- طبق استانداردهای غرفه نمایشگاهی، نمی توانید غرفه خود را به صورت 2 طبقه طراحی کنید؛ مگر آنکه از قبل از سمت مدیریت نمایشگاه، مجوز مربوطه را دریافت کرده باشید.
5- بر اساس استانداردهای غرفه نمایشگاهی، به هیچ عنوان نمی توانید فضایی که دارای هیچ دیدی باشد را طراحی کنید. تمام بخش های غرفه باید توسط همگان قابل مشاهده باشد.
6- یک استاندارد مهم در غرفه نمایشگاهی آن است که به هیچ عنوان محصولات یا تولیدات شما نباید بوی نامطلوبی را در فضای نمایشگاه ایجاد کنند. در صورت مشاهده، این امر منجر به جریمه و توبیخ برای غرفه شما خواهد شد.